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日前，蘇州地區接連傳出兩家診所因電子病歷系統使用不規范被處罰的消息，引發行業關注。究竟電子病歷應該怎么用？哪些行為屬于違規？診所管理者又該如何避免踩雷？

1.案例回顧：賬號混用、非醫師登錄，兩家診所各罰一萬

案例一：昆山市某診所——全員共用同一賬號

據蘇州衛監通報，昆山市衛生監督執法人員在巴城鎮某診所日常檢查時發現，該診所使用的電子病歷系統中，3名醫師長期使用同一賬號——“昆山某診所”登錄，進行病歷書寫、修改、處方的開具等操作，而非使用醫師本人實名賬號。  

經查，該診所自2023年10月起使用該電子病歷系統，但因對國家相關規范缺乏了解，也未建立內部管理制度，導致發生此類低級錯誤。最終，該診所被處以罰款10000元的行政處罰。

案例二：張家港市某診所——非醫師賬號從事病歷書寫

同樣在今年3月，張家港市衛監人員在轄區內某診所發現，其電子病歷系統竟由一位非醫師人員賬號長期登錄，并進行病歷相關操作。進一步調查顯示，該診所雖建有醫療質量管理制度，卻未實際執行。

最終，該機構因未落實電子病歷實名操作制度，被予以行政警告并罰款10000元。

2.不止蘇州，這些地區也曾查處類似行為

電子病歷系統賬號混用、非實名登錄等現象并非個例。近年來，全國多地衛生監督機構在飛行檢查或日常督查中均發現此類問題：

• 杭州某綜合門診部：4名醫生共用同一賬戶開具處方，被責令整改并罰款8000元；

  
  

• 北京朝陽區一家中醫診所：護士使用醫生賬戶錄入診斷內容，涉嫌違規書寫病歷，被立案查處；

  
  

• 成都一連鎖診所：雖購置了標準電子病歷系統，卻未為醫生開設個人賬戶，導致所有操作均顯示為“機構管理員”，最終被予以警告并限期整改。

  
  

3.他們到底錯在哪？專人專用是電子病歷的法定要求

上述案例中的診所，看似實現了“電子化”，卻忽視了最根本的法律要求——身份實名化與操作專人化。

根據原國家衛健委發布的《電子病歷應用管理規范（試行）》（國衛辦醫發〔2017〕8號）明確規定：

• 電子病歷系統應當為操作人員提供專有的身份標識和識別手段，并設置相應權限；

  
  

• 醫務人員應當采用本人身份標識登錄電子病歷系統，進行病歷書寫、審閱、修改等操作；

  
  

• 系統應當顯示醫務人員姓名和操作時間，確保所有行為可追溯。

換句話說，電子病歷不是“一個機構的公共賬戶”，而是“每位醫生的實名工具”。任何病歷相關操作，必須由執醫醫生本人登錄完成。

4.合規使用電子病歷，診所管理者必須做好這幾點

• 系統設置環節：  

在部署電子病歷系統時，必須為每一位執業醫師創建獨立賬號，嚴格區分權限，確保賬號為本人專用。

• 制度建立與培訓：  

診所應制定明確的電子病歷管理制度，定期開展醫務人員法律法規培訓，尤其要強調“誰登錄、誰操作、誰負責”。

• 日常審計與抽查：  

定期核查系統登錄和操作日志，及時發現是否存在賬號混用、非授權人員操作等行為，建立內部監督機制。

• 選擇合規系統供應商：  

   在采購電子病歷系統時，應選擇符合《規范》要求、具備身份認證、操作留痕、權限控制等功能的產品。

電子病歷系統是醫療質量與安全的重要支撐，但其合規使用絕非“小事”。賬號混用、非醫師登錄等行為，不僅觸碰法律法規紅線，更嚴重影響醫療責任的追溯與患者安全。

診所經營者務必提高意識，將電子病歷合規管理作為機構運營的基礎要求，真正做到“專人專用、實名實責”，方能避免罰單、保障醫療安全，在數字化轉型中行穩致遠。

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